En mairie comme en conseil municipal, les réunions importantes doivent être enregistrées et tout le contenu doit être noté dans un procès-verbal ou un procès-verbal. Ce document ne doit pas être écrit au hasard. Pour qu'elle soit officielle, vous ne devez omettre aucune information et l'écrire très précisément. C'est comme ça.
Rédiger le rapport ou le faire rédiger?
Pour commencer, sachez qu'il existe deux possibilités pour faire rédiger des résumés. Il peut être rémunéré en le faisant préparer par un salarié permanent ou en sous-traitant la rédaction d'un rapport de conseil à une société extérieure. Cela peut être une personne indépendante par exemple.
Rédiger le rapport
Faire rédiger le récapitulatif par une personne de votre commune a l'avantage de ne pas avoir à payer ceux que vous connaissez déjà, les conseillers communaux. Cependant, vous devez vous assurer que cette personne connaît toutes les informations qu'elle doit consigner dans son document. De plus, vous devez vous assurer que cette personne est attentive à la réunion et est capable de prendre des notes en même temps, puis de les consigner dans un rapport propre.
Sous-traiter la rédaction de rapports
Externaliser la rédaction du rapport n'a que des avantages. Bien sûr, vous devrez payer un professionnel, mais il connaît tous les tenants et les aboutissants d'une bonne écriture. Étant externe à l'entreprise, il fournira des informations de manière factuelle. Vous êtes certain qu'il ne donnera pas son avis sur lui, par exemple, et que l'information sera correcte.
Lors de ce rendez-vous, la personne extérieure à l'entreprise peut vous joindre via vos conférences ou venir directement sur le lieu de rendez-vous. De plus, selon la formule choisie, les professionnels vous livreront le rapport très rapidement. C'est plus facile pour eux que pour une secrétaire qui a d'autres fonctions à la mairie.
Informations à inscrire au procès-verbal du conseil municipal
Dans un signalement, vous devez divulguer plusieurs informations essentielles :
– La date, le lieu et l'heure de la réunion – Toutes les personnes invitées à la réunion (présentes, absentes et justifiées) – Le nom de la personne qui préside la réunion – Le nom de la personne qui rédige le résumé – Les dates de la résolution
Le fond est beaucoup plus important que la forme. Un rapport peut être rédigé sous la forme d'un tableau ou d'un document texte classique. C'est la façon dont l'information est rédigée qui valide le résumé. Il n'y en a aucune mention, et toutes les résolutions qui étaient à l'ordre du jour doivent être mentionnées. En cas d'omissions ou d'observations mal retranscrites, le rapport peut ne pas être approuvé. A noter qu'il sera validé lors du prochain conseil.
Notez qu'un rapport de réunion peut avoir n'importe quel nombre de pages. Il n'est pas rare de voir des résumés de plus de 15 pages. Une fois rédigé, le document doit être envoyé à toutes les personnes présentes lors du délibéré.